top of page
Rechercher
  • Photo du rédacteurAurore

Les 6 tips de formation à utiliser pour des réunions efficaces


Il m’est souvent arrivé de voir certains de mes collègues complètement H.S à l’issue d’une réunion d'une ou deux heures, tant elle était intense. Pourtant dans ma tête on pouvait comparer une formation présentielle à une réunion qui durerait plusieurs jours. Je me posais alors la question: comment se fait-il qu’ils soient si “vidés” alors que pour les formateurs, les animations s’étendent parfois sur plusieurs jours.

La réponse semblait évidente : la préparation ! Au fil des années j’ai mis au point des petites routines, des checklist qui m’ont aidé à préparer les différentes formations que j’ai créées puis animées. Et sans surprise, cela demande un peu de discipline !

Après avoir vu un énième collègue au bord du malaise vagal après une réunion d’importance qu’il animait, je me suis dis que quelques tips empruntés aux formations pourraient surement servir.

Alors ces 6 tips ne vous serviront peut-être pas pour la réunion de service qui doit décider des vacances de chacun mais ils pourraient bien vous être utiles pour cette réunion avec le codir prévue la semaine prochaine où vous devez présenter votre dernier projet et ses avancées.



1.Construire sa réunion


Si vous deviez créer une formation vous auriez sûrement à la séparer en plusieurs séquences en fonction des sujets à aborder. Faites-en de même pour votre réunion. Quels sont les grands points à aborder ? Dans quel ordre est-il préférable de les appréhender ?

Quels sont les points qui sont uniquement “pour info”, quels sont ceux qui nécessitent des réponses ?

Vous pouvez par exemple alterner les points d’information et de validation. Ou adresser directement les points qui nécessitent des réponses. Néanmoins, assurez-vous que votre progression est logique et que vous ne perdez pas votre auditoire en route.

Ce petit exercice peut s’avérer intéressant notamment si vous avez un temps imparti relativement court. Il vous imposera probablement de faire des choix dans les points à aborder. Certains d’entre eux peuvent peut-être simplement faire l’objet d’un mail avant ou après la réunion ?


2. Gérer son temps



Pour un formateur, difficile d’animer sans une montre ou une horloge. Il est le garant du temps. Sa bonne gestion passe par une évaluation approximative préalable du temps que prendront chaque point. Pas évident, n’est-ce pas ? En effet, il faut anticiper la durée des échanges qu’il suscitera.

Prévoyez un peu large pour les points qui vous semblent sensibles.

Identifiez dès la préparation les points secondaires que vous pourrez éventuellement “zapper”. Cela vous permettra de moduler votre présentation sans pour autant dépasser votre temps imparti.

Si, à l'issue de cette préparation vous avez l’impression que “ça ne passe pas”, voyez si vous pouvez avoir plus temps, programmer une seconde réunion, ou re-préciser focus de votre présentation. Ne faîtes pas le choix de speeder pour tout faire passer, vous risqueriez de sortir de votre réunion sans réelles avancées, faute de temps pour l’échange.


3. Engager ses participants


Vous est-il déjà arrivé de débarquer à une réunion sans trop savoir pourquoi vous aviez été convié.e ? Pris de court lorsque l’on vous demande votre input dans les débats ? Pas très agréable, ni très constructif n’est-ce pas ?

Avant votre grande échéance, envoyez l’ordre du jour. Contactez les personnes qui auront à fournir des infos et briefez-les. Votre email préalable peut également contenir des éléments de contexte, des chiffres, des questions - vous permettant ainsi d'aller à l’essentiel le moment venu. Passez un coup de fil à Christophe, qui ne lit jamais ses mails, pour vous assurez qu’il a bien en tête le sujet de la réunion.

Engager ses participants pendant la réunion est également important, quelques techniques d’animation pour cela : faites en sorte que le temps de parole soit bien réparti, posez certaines questions nominativement afin d’avoir l’avis de tous, notamment lors de réunion en visio. Alternez des séquences de présentation et d’échange. Votre support visuel a également son rôle à jouer : pas de slides trop exhaustifs dont on ne sait jamais si on doit les lire ou vous écouter. Prévoyez quelques mots clefs ou infos à retenir pour les personnes visuelles. Si vous êtes en distanciel, annoncez dès le départ les règles de participation : chat ouvert ou prise de parole spontanée.


4. Partir avec des validations


“Et donc, il en ressort quoi ? - Ah bah ça on en saura plus après le point de la semaine prochaine !”

Quelle frustration ces réunions dont on ne ressort avec rien !

Même si votre réunion a une vocation informative, il y a fort à parier que les informations que vous partagez ont des implications pour chacun des convives. Faites le point à la fin sur ce que chacun en déduit pour son périmètre d’action.

En formation, les apprenants sont souvent invités à se demander dans quelles mesures cette formation peut contribuer à leur développement. Eh bien en réunion c’est pareil !

Si votre réunion impliquait des validations, assurez-vous de les avoir obtenues et que tout le monde les a bien en tête. Si des informations manquent pour trancher, engagez-vous et faites s’engager sur le délai pour fournir les informations manquantes ainsi que sur les actions à mener d’ici là. Idéalement, rédigez un compte rendu à l’issue de la réunion pour assurer un suivi. Il peut d’ailleurs être individualisé pour encore plus d’engagement.


5. Tester son matériel



La technique est un peu la hantise de beaucoup de formateurs. De mon côté, j'ai toujours beau avoir testé mon matériel en amont, je fais systématiquement l’objet d’un problème technique. Câble qui ne fonctionne plus, rétroprojecteur en rade, clicker récalcitrant... La vérification n’évite donc pas les galères mais elle permet de mieux s’y préparer. Vérifiez le matériel avant votre réunion, repérez la salle, testez votre micro/vidéo si vous présentez à distance. En visio, assurez vous de maîtriser les bascules de partage d’écran, surveillez les fenêtres et/ou chat ouverts qui seraient visibles de tous. En présentiel, préparez quelques backups : présentation sur clé usb si votre ordi vous lâche, envoi de la présentation par mail etc. Si vous avez des documents à remettre, assurez-vous de les lister à l’avance pour prévoir leur impression suffisamment en amont. Les imprimantes sont rarement les amies des présentateurs stressés !


6. Se préparer physiquement

Ma routine qui surprend le plus souvent, c'est le petit conditionnement physique que je m’impose avant l’animation d’une formation présentielle. Je vous la partage ici et vous en ferez ce que vous voulez mais elle me permet de me mettre dans de bonnes conditions.

La veille je suis vigilante à mon sommeil, en essayant de me coucher suffisamment tôt pour être reposée. Je suis également vigilante à ce que je mange le soir et à ce que je prends au petit déjeuner le matin. J’évite le café et le thé avant de prendre la parole, pour être en pleine possession de mes moyens. Je choisis également ma tenue à l’avance : le confort avant tout ! Je choisis des vêtements dans lesquels je me sens bien, je peux me déplacer et qui soient en adéquation avec le message que je porte et avec l’audience à laquelle je m’adresse. Et bien sûr, quelques petits exercices de respiration avant de prendre la parole, c’est bon pour le stress !


C’est bon vous êtes prêts ? Alors y’a plus qu’à !


Aurore pour Soif.


43 vues0 commentaire

Posts récents

Voir tout

Comments


bottom of page