📷Dylan Gillis
Au-delà conception et de l’animation de formation, Soif. propose également aux structures de formation (département Education/Formation des entreprises ou organismes de formation) un accompagnement de conseil.
Et pour s’immerger au sein des entreprises et comprendre les enjeux, les forces en puissance ; pour faire immerger des bonnes pratiques, des axes d’amélioration ; pour faire verbaliser des freins, des faiblesses – rien de tel que les ateliers d’intelligence collective.
Qu’est-ce que l’on entend par ateliers d’intelligence collective ?
La prémisse de l’intelligence collective est simple : en coopérant à plusieurs nous arriverons à répondre à des problématiques plus efficacement, plus profondément – qu’individuellement.
Les ateliers d’intelligence collective ont donc pour vocation de mettre les collaborateurs dans des conditions de réflexion en commun, souvent de manière ludique et/ou créative.
L’intérêt des ateliers d’intelligence collective.
Les objectifs sont de :
- S’approcher de l’exhaustivité, s’assurer d’avoir regardé un problème « sous toutes ses coutures ».
- Confronter les points de vue et générer le débat.
- Eviter les angles morts, que ce soit dans la prise en compte des problèmes, comme des solutions.
En plus de générer :
- Plus d’innovation dans la recherche de solution.
- Une meilleure prise de décision.
- Un engagement fort des participants sur les problématiques discutées.
- Une cohésion d’équipe accrue.
La posture du facilitateur
Plus que jamais la posture de l’animateur de l’atelier sera celle d’un facilitateur. Cet exercice impose d’avoir un peu de « bouteille » car les problématiques imposent de :
Savoir distribuer équitablement la parole, faire émerger des idées des plus discrets, canaliser les plus vocaux.
Savoir faire dissocier l’important de l’anecdotique.
Savoir-faire dynamiser, renouveler l’énergie, faire adhérer.
Savoir expliquer simplement les consignes de l’atelier pour les rendre applicables rapidement.
Savoir s’adapter, gérer son temps, cadrer.
Le top 5 de nos ateliers préférés
Sans plus attendre voici donc nos 5 ateliers préférés d’intelligence collective.
On aurait pu vous mettre ici également le world café, les personae et bien d’autres. Mais tant qu’à faire nous vous proposons un mix d’ateliers connus et d’autres de notre propre création ! Pour la plupart d’entre eux, il faut compter 2h minimum à une demi-journée d’animation, chacun ! Tous ont la possibilité d’être animés à distance, avec quelques petites adaptations ça et là. Dans cette configuration, il faudra les tenir sous la barre des 2 heures ; au-delà on perd en efficacité et en convivialité.
1. Le speed boat
Un grand classique les ateliers collectifs ! Très pratique il permet de porter un regard assez complet sur une organisation, ses forces et ses dysfonctionnements.
Comment animer un atelier speed boat :
Chez Soif. nous le pratiquons ainsi. Dessinez à l’écran ou projetez une image représentant : un voilier (donc avec une ou des voile(s)), une île, le vent, le soleil, une ancre qui traine du bateau, des récifs et un ou des monstre(s) marin(s).
Expliquez aux participants ce que chaque élément représente :
- L’île rêvée est l’objectif que l’on souhaite obtenir pour l’organisation, c’est l’état cible.
- Le bateau représente l’organisation (département, entreprise, projet, etc.), les voiles représentent ses forces internes.
- Le vent représente les forces externes, favorables à l’organisation.
- L’ancre représente les éléments qui freinent l’organisation dans sa progression, éléments internes
- Les récifs sont les risques externes identifiés qui pourraient mettre en péril l’organisation.
- Les monstres marins sont des risques non ou partiellement identifiés - type pandémie, crack boursier, modification de la législation - qu’il faut garder dans un coin du rétroviseur.
Individuellement ou en petit groupe, les participants listent les éléments correspondant à leur organisation dans chacune des catégories. Le facilitateur confronte ensuite les réponses et synthétise.
Quand utiliser le speed boat :
Pour amorcer les réflexions, prendre du recul sur une organisation, engager et confronter différents points de vue.
Pour poser les bases communes avant d’autres ateliers qui iront plus en détail.
Avec qui :
Soit des participants qui ont une vue globale sur l’organisation, soit un mix de participants qui, ensemble, ont une vue à 360 sur l’organisation.
S’il y a un mix hiérarchique, le facilitateur s’assurera que les managers/directeurs déposent leur casquette managériale au démarrage.
Minimum 2 participants, et jusqu’à +10 en faisant des groupes
À quoi faire attention :
Le risque dans cet atelier c’est que les participants basculent d’une analyse à une recherche de solution. Or, le speed boat est un instantané de la situation. Pour chaque problématique, le facilitateur veille à ce que l’on se cantonne aux constats argumentés, sans amorcer la recherche de solution – qui arrivera plus tard.
2. La plaidoirie
La plaidoirie est une « invention » de Soif. Alors on s’entend, loin de nous le besoin de déposer un copywrite, mais il est vrai que nous avons créé cet atelier pour répondre à un besoin très spécifique : celui de bousculer les idées reçues ou préconçues sur un sujet sensible.
Comment animer un atelier « La plaidoirie »
Face à un sujet sensible pour l’organisation, deux groupes (ou quatre ou six) vont adopter deux points de vue radicalement opposés sur le même sujet. Voici un exemple, issu d’une utilisation concrète que nous avons fait de cet atelier. Le thème d’un séminaire était la formation digitale, et dans cet organisme de formation, le digital était loin de faire l’unanimité. Ainsi nous avons demandé à un groupe d’adopter et de défendre lors d’une plaidoirie le point de vue suivant « Le digital est l’avenir de la formation » et à l’autre groupe de tenir le point de vue suivant : « Le digital est un risque pour le futur de la formation ».
Charge à chaque groupe de trouver et de défendre les arguments qui nourrissent leur point de vue. Après un travail en groupe, un porte-parole du groupe (pour le fun on l’appelle l’avocat général chez Soif.) est chargé de présenter et donc de mener sa plaidoirie.
Quand utiliser la plaidoirie :
Lorsque le sujet est sensible, ou qu’il y a une grande défiance vis-à-vis du sujet. Prendre volontairement une approche radicale, permet de grossir le trait, d’évacuer les non-dits, les réticences, le tout d’une manière ludique et pédagogique. Et croyez-nous les participants se prennent au jeu et révèle l’orateur judiciaire caché en eux !
Avec qui :
Tout type de profil.
Minimum 4 participants, et jusqu’à +10 en faisant des groupes
À quoi faire attention :
Il n’y a pas vraiment de point d’alerte sur cet atelier, le but étant justement de se lâcher ! Le facilitateur devra néanmoins être maître du temps pour s’assurer que tout le monde puisse déclamer.
3. Les récits
« Les récits » est un atelier de projection. Il permet - à travers les yeux de personae - de se projeter vers un état cible. C’est aussi une bonne manière de réfléchir « orienté client ». Le client en question pouvant être l’apprenant, un partenaire ou un consommateur.
Comment animer un atelier « Récits »
Faites la liste des personnes qui entourent l’organisation. Exemple, si vous travaillez sur un département formation au sein d’une entreprise vous avez peut-être comme partenaires : des apprenants, des commanditaires de formation, des marchés/filiales. Si vous êtes un organisme de formation vous avez sûrement autour de vous : des apprenants, des formateurs, des partenaires financeurs, etc.
Créez des personnages fictifs qui représenteront ces groupes de partenaires. Par exemple, imaginez Julie, formatrice à l’organisme X depuis 2 ans. Il vous faut créer un personnage par groupe.
Ensuite le facilitateur demande aux participants d’imaginer un récit que pourrait tenir ce personnage dans 5 ans (ou 10 ans) au sujet de l’organisation. Chez Soif. nous tournons souvent la consigne ainsi : «Si Julie, formatrice à X était interviewée en 20XX par France 3 Région, et qu’on lui demandait ce qu’elle pense de l’organisme et de ses évolutions ces dernières années, que dirait-elle selon vous ? »
Cet atelier permet donc aux participants d’imaginer le futur de l’organisation à travers les yeux d’utilisateurs, non à travers un quelconque plan à 5 ans qui leur aurait été partagé.
Quand utiliser l’ateliers « Récits »
Lorsque l’on sent que l’organisation peut avoir tendance à oublier l’essentiel : l’utilisateur/consommateur/apprenant. Cet atelier permet de replacer les attentes au bon endroit.
Avec qui :
Des participants qui travaillent avec les différentes parties-prenantes choisies. Si vous souhaitez par exemple faire parler un partenaire financeur, faites travailler un participant qui a l’habitude d’échanger avec ce partenaire. Idem avec des participants qui sont au contact des apprenants.
Minimum 4 participants, et jusqu’à +10 en faisant des groupes
À quoi faire attention :
Certains participants ont une grande capacité à se projeter dans un futur, même lointain. Ils proposent ainsi de vraies avancées, de l’innovation, des changements de direction qui sont intéressants. En revanche certains ont du mal à imaginer un autre possible, ceux-là sont à accompagner lors de la phase d’élaboration des récits.
4. À la une
Un atelier créatif qui permet de travailler sur le faire-savoir de l’organisation. Une personne de notre entourage nous disait souvent : « en entreprise il y a savoir-faire et faire savoir ». La communication des réussites et des avancées, de l’offre est aussi importante que le reste.
Comment animer un atelier « À la une»
En annonçant aux participants qu’ils vont créer la « gazette » de leur organisation. Ce journal a pour objectif de promouvoir leur activité auprès d’un public interne.
Ensuite c’est assez simple, ils devront imaginer :
- Le nom du journal
- La définition du public (interne)
- Le ton, la ligne éditoriale
- La charte graphique
- Les rubriques
Après propositions, ces éléments sont validés en grand groupe.
Le groupe se redivise ensuite en petits groupes (ou individuellement) pour élaborer un article de la rubrique de leur choix.
Si le temps vous le permet, et nous vous invitons fortement à le faire, proposez aux participants de créer une maquette de la une de leur journal. Il vous faudra prévoir une grande feuille à A3 et les accessoires (crayons, colle, ciseaux, feutres…). Si vous êtes en distanciel, proposez leur d’y réfléchir tout de même en vous appuyant sur un white board partagé ou même un bon vieux power point en collaboratif.
Avec qui :
Des participants concernés par la place de l’organisation dans son écosystème et sa valorisation.
Minimum 2 participants, et jusqu’à +10 en faisant des groupes
À quoi faire attention :
Communiquer c’est un métier ! Et lorsque l’on est en plus expert métier, on a rarement l’audace de promouvoir à tout rompre ses victoires. Il faut donc encourager les participants à jouer le jeu à fond, c’est le moment, puisque c’est fictif !
5. Sur les traces de Steve Jobs
Dans ce dernier atelier, créatif et réflexion font bon ménage. Au-delà de son titre un peu ronflant, cet atelier a un objectif assez difficile à saisir parfois mais très intéressant car éminemment complet : jouer sur la symbolique de l’application téléphonique pour représenter l’organisation. Pour cet atelier il vous faudra facilement 3h30.
Comment animer un atelier « Sur les traces de Steve Jobs»
Nous avons tous plusieurs applications dans notre smartphone. Certaines sont très simples. Mais la plupart sont un vrai univers complexe de fonctionnalités, répondant à une grande variété de besoins. Voici quelques exemples de fonctionnalités/menus :
- Stockage et consultation de contenu, de documents
- Prise de rendez-vous
- Consultation et tenu d’un répertoire, de favoris
- Echanger par Live chat / Messagerie
- Utiliser des murs de partages avec des fonctionnalités sociales (comments, like, …)
- Partager ou transférer des informations
- Lancer une recherche, poser une question à une I.A, consulter une FAQ
- Consulter son profil/compte, ses préférences, son historique d’actions
Prenez l’application Doctolib par exemple. Elle présente quasi l’ensemble de ces fonctionnalités.
Maintenant, proposez à vos participants de construire l’app du futur, qui regrouperait toutes les fonctionnalités de l’organisation.
Si on est un service formation par exemple : on est souvent une source de contenus, une bibliothèque de ressources. On est également un point de contact en cas de question, on est également un animateur de communautés (apprenants, formateurs…).
En groupe, les participants construisent donc l’app de leur rêve symbolisant l’organisation. Dans un premier temps ils prévoient l’architecture, les différents menus, les fonctionnalités. Dans un second temps, proposez-leur de créer/dessiner des maquettes des différents écrans de leur app rêvée. A quoi ressemble le menu principal ? et les autres menus ? Encore plus intéressant : quel est le nom de leur app ? quelle en est l’identité visuelle ?
Jus de cerveaux créatifs garanti !
Avec qui :
Tout participant membre ou du premier cercle de l’organisation en question.
Minimum 4 participants avec deux groupes de 2, et jusqu’à +10 en faisant des groupes.
À quoi faire attention :
Au temps ! Une fois lancés, les participants ont du mal à s’arrêter. A l’inverse, si certains participants n’accrochent pas alors ils peuvent trouver le temps long. Dans ce cas il faut leur permettre d’arrêter, ou de rejoindre un autre groupe où la dynamique leur convient mieux.
Nous espérons que ces ateliers vous ont plu, n’hésitez pas à nous dire ceux que vous avez tester et avec quels résultats. Partagez nous également vos ateliers préférés.
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